2 cách sử dụng Google Sheet để làm việc nhóm thêm hiệu quả

Lập bảng Work Breakdown Structure (WBS) - Cấu trúc phân chia công việc với Google Sheet

Bảng WBS trong Google Sheet là phương pháp giúp bạn có thể phân công việc thành những phần nhỏ hơn, theo từng cấp bậc. Bảng thường được dùng để theo dõi công việc nhóm hoặc các dự án, giúp việc quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn.

Lợi ích của bảng chính là có thể giúp trưởng nhóm quản lý tốt được thời gian, cũng như nắm được khối lượng công việc, và người được phân công.

Bảng sẽ bao gồm 1 dòng thể hiện thời điểm tiến hành công việc, từ ngày bắt đầu cho đến ngày kết thúc, thường được tính theo đơn vị ngày. Ngoài ra còn có cột dọc bao gồm:

• Cột công việc chính
• Công việc nhánh
• Thời hạn
• Thời lượng làm
• Người được phân công

Khi tiến hành làm bảng, bạn sẽ tô màu lên những thời điểm từ khi công việc bắt đầu tiến hành cho đến ngày kết thúc. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi và kiểm tra được tiến độ với những người được phân công.

Với mình, đây là một phương pháp rất hữu ích cho những bài tập nhóm có nhiều công việc, vì bảng sẽ giúp mình có cái nhìn tổng quan hơn cho toàn bộ quá trình.

Đây là phương pháp giúp mình quản lý hiệu quả khi trở thành trưởng nhóm, giúp cả nhóm ít việc nộp bài trễ hạn, và kết quả cũng được cải thiện.

Bảng mẫu WBS - Ảnh: ÁI PHƯƠNG

Lập bảng Work in progress (WIP)

Bảng WIP có thể giúp bạn theo dõi sát sao và chi tiết tiến độ của từng người, giúp bạn kịp thời đánh giá và thúc đẩy các công việc trong nhóm. Ngoài ra, khi theo dõi bảng này, trưởng nhóm có thể hỗ trợ được các thành viên một cách kịp thời,

Bảng WIP bao gồm các cột như:

• Công việc
• Mô tả công việc
• Phân công
• Tiến độ
• Tình trạng công việc
• Bước tiếp theo
• Thời hạn cho công việc

Đối với mình, đây là một bảng khá cần thiết khi làm việc nhóm. Tuy nhiên, phương pháp này cũng cần sự chủ động của các thành viên khi phải luôn cập nhật tình trạng của mình lên. 

Vì vậy trưởng nhóm cần phải có trách nhiệm nhắc nhở mọi người, để tình trạng công việc có thể được theo dõi một cách chính xác hơn.

Hình 2: Bảng mẫu WIP - Ảnh: ÁI PHƯƠNG

Đây chính là 2 mẫu Google Sheet mà mình khá tâm đắc! Hy vọng với gợi ý này, bạn sẽ có một năm học thật thành công, với số điểm như ý mình mong muốn nhé!