7 điều cần làm để không ‘ngập trong deadline’

Có những nhiệm vụ đơn giản, bạn có thể tự xoay xở và hoàn thành nhanh chóng. Nhưng cũng có những nhiệm vụ khó khăn, phức tạp, bạn cần nhiều thời gian và công sức để thực hiện.

Làm sao để bạn làm tốt công việc/trách nhiệm/nhiệm vụ của mình? Bạn hãy thực hiện 7 điều sau đây!

1. Việc đầu tiên bạn cần chú ý là tìm hiểu kỹ về công việc được giao nè!

Khi được giao trách nhiệm/nhiệm vụ, đặc biệt là trách nhiệm/nhiệm vụ mới, bạn cần tìm hiểu kỹ yêu cầu, nội dung, cách thức thực hiện trách nhiệm/nhiệm vụ đó. 

Nhờ vậy, bạn sẽ hình dung được cụ thể cần làm gì, làm như thế nào, thời gian bao lâu để hoàn thành...

Bạn có thể hỏi chính người đã giao nhiệm vụ cho mình hoặc hỏi kinh nghiệm của những người đã từng đảm nhiệm nhiệm vụ tương tự như thầy cô, lớp trưởng trước đây…

2. Nếu thấy không ổn, bạn mạnh dạn từ chối ngay từ đầu nha!

Khi đã nhận trách nhiệm/nhiệm vụ như sẽ dẫn dắt lớp đứng đầu khối thi đua tuần này, thuyết trình trước đám đông…, bạn phải cam kết hoàn thành với chất lượng tốt nhất. 

Bởi vậy, nếu thấy nhiệm vụ/trách nhiệm đó vượt quá khả năng của mình hoặc không thể sắp xếp được thời gian hoàn thành theo đúng yêu cầu, bạn nên từ chối ngay từ đầu.

Nhiệt tình nhận làm những việc quá sức mình, bạn không những không giúp được gì mà có khi làm hỏng việc đấy!

3. Nếu đã nhận, bạn cần lập kế hoạch thực hiện ngay nào!

Sau khi đã nắm rõ yêu cầu, nội dung của nhiệm vụ được giao, bạn hãy lập một kế hoạch cụ thể để thực hiện nhiệm vụ đó.

Trong kế hoạch cần dự kiến chi tiết các hoạt động cần thực hiện, kết quả mong đợi của từng hoạt động, thời hạn hoàn thành, các nguồn lực cần thiết như: kinh phí, công cụ, trang thiết bị...

Bạn có thể kết hợp giữa nhiệm vụ mới được giao với những nhiệm vụ khác mà bạn đang đảm nhận để tiết kiệm thời gian, công sức và giảm áp lực công việc.

Ví dụ: Bạn lồng ghép thông tin về giảm rác thải nhựa vào buổi sinh hoạt lớp định kỳ hoặc kết hợp biểu diễn văn nghệ chào năm mới với hoạt động gây quỹ hỗ trợ các bạn có hoàn cảnh khó khăn trong trường…

4. Nè, bạn nhớ xác định thứ tự ưu tiên và tập trung vào các công việc quan trọng.

Bạn hãy phân chia công việc mà bạn cần thực hiện theo thứ tự ưu tiên. Việc nào khẩn cấp, quan trọng thì làm trước. Việc nào không khẩn cấp, ít quan trọng thì làm sau. 

Chẳng hạn, bạn tập trung, giải quyết bàn luận lên ý tưởng cho chủ đề thuyết trình của nhóm trước. Sau khi thống nhất, bạn bắt đầu phân công nhiệm vụ cho các bạn trong nhóm, chọn người làm MC…

Làm dứt điểm việc này rồi mới sang việc khác sẽ giúp hiệu quả công việc của bạn cao hơn là làm nhiều việc cùng một lúc. 

Dồn nhiều việc khiến bạn lúc nào cũng trong tình trạng vội vàng, hấp tấp, dẫn đến kết quả mọi việc đều dở dang, không được làm đến nơi đến chốn...

5. Nếu cần, bạn hãy tìm kiếm sự hỗ trợ, giúp đỡ từ mọi người!

Bên cạnh việc phát huy thế mạnh và sở trường của bản thân, trong trường hợp cần thiết, bạn cũng nên tìm kiếm sự giúp đỡ, hỗ trợ của những người có chuyên môn và kinh nghiệm.

Khi viết một bài báo hoặc tổ chức chương trình, bạn có thể liên hệ CLB truyền thông, tổ chức sự kiện hoặc anh chị, thầy cô tổng phụ trách. Lúc phải thiết kế/tổ chức cuộc thi thể thao, bạn có thể hỏi ý kiến thầy thể dục.

Sự trợ giúp của mọi người sẽ giúp bạn giải quyết công việc hiệu quả mà đỡ tốn thời gian. Nhưng bạn vẫn phải là người chịu trách nhiệm đến cùng với nhiệm vụ được giao, nhớ đó.

6. Bạn đừng ôm đồm mà hãy chia sẻ trách nhiệm với các thành viên khác!

Dù có giỏi giang đến đâu, bạn cũng không thể tự mình làm hết mọi việc, đặc biệt với những nhiệm vụ phức tạp. Vì vậy, bạn nên tin tưởng và chia sẻ một phần trách nhiệm với người khác, dựa trên thế mạnh và khả năng đảm nhận công việc của họ.

Chẳng hạn, khi được cô chủ nhiệm giao nhiệm vụ tổ chức buổi biểu diễn văn nghệ gây quỹ, bạn nên trao đổi với các bạn trong lớp để lên ý tưởng chương trình, phân công tập luyện các tiết mục, chuẩn bị trang phục, đạo cụ, quảng bá về sự kiện và mời các bên liên quan tham dự...

Như vậy, bạn sẽ tạo được bầu không khí hợp tác tích cực giữa các thành viên trong lớp.

Các bạn cũng cảm thấy vui vẻ, thoải mái vì được đóng góp một phần công sức vào nhiệm vụ chung, đồng thời cũng đánh giá cao khả năng lãnh đạo, điều phối của bạn.

7. Đừng quên thường xuyên theo dõi, đánh giá!

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, bạn cần theo dõi thường xuyên tiến độ, kết quả hoàn thành từng phần việc cụ thể. Điều này giúp bạn phát hiện sớm những điểm cần thay đổi và điều chỉnh một cách kịp thời.

Đồng thời, bạn tránh được tình trạng “nước đến chân mới nhảy”, dẫn đến sai sót không đáng có hoặc khiến bạn cảm thấy quá căng thẳng, áp lực vì trách nhiệm mà bạn đang phải gánh vác.

Ma trận EISENHOWER

Bật mí với bạn một công cụ giúp quản lý thời gian và công việc hiệu quả - đó là ma trận Eisenhower.

Nguyên tắc cốt lõi của ma trận Eisenhower là sự phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp. Ma trận Eisenhower được chia thành 4 phần:

• Góc phần tư 1: Những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp >>> Bạn cần thực hiện ngay/ ưu tiên hoàn thành sớm nhất có thể.

• Góc phần tư 2: Những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp >>> Bạn cần lên kế hoạch/lịch trình để thực hiện, tránh tình trạng bỏ sót/lãng quên bởi quá tập trung vào những nhiệm vụ khẩn cấp.

• Góc phần tư 3: Những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng >>> Bạn có thể ủy quyền/giao cho người khác thực hiện thay mình để ưu tiên thời gian cho việc khác quan trọng hơn.

• Góc phần tư 4: Những nhiệm vụ không quan trọng, không khẩn cấp >>> Bạn nên từ chối thực hiện hoặc loại bỏ khỏi lịch trình để tránh lãng phí thời gian, công sức

ThS Nguyễn Hải Anh - chuyên gia về bảo vệ trẻ em, Viện Nghiên cứu Quản lý Phát triển bền vững (MSD)